SBR/XBRL: is gemiddelde prioriteit goed genoeg?

In de vorige blogpost met de titel “XBRL: waar zijn accountants bang voor” is ingegaan op de schrikbarende uitkomsten van een enquete over XBRL onder accountants en belastingadviseurs. Al wat eerder stond op www.accountancynieuws.nl een artikel over deze uitkomsten met de titel “XBRL geen prioriteit voor accountants en belastingadviseurs”. Deze titels geven enerzijds kort maar krachtig de status van XBRL bij accountants en belastingadviseurs op dat moment weer, anderzijds lijkt de laatste titel ook de indruk te willen wekken, dat het wel prioriteit zou moeten hebben. Of dat hoge, gemiddelde of lage prioriteit zou moeten zijn, staat er niet bij, dus daar wil ik in deze blogpost wat ideeën over geven.

Gemiddelde prioriteit is ook prioriteit

Naar mijn mening moeten we XBRL zeker niet laten liggen, maar moeten we er ook niet per definitie zo’n hoge prioriteit aan toekennen, dat het ten koste gaat van andere ontwikkelingen. SBR/XBRL is zeker van groot belang, maar dat zijn meer ontwikkelingen. In elk geval moet er een duidelijke keuze worden gemaakt over de manier, waarop binnen het eigen kantoor moet worden omgegaan met SBR. Het maken van deze keuze moet mijns inziens overigens wel een hoge prioriteit krijgen. In dat licht is het wel een beetje typisch ‘des accountants’ dat uit het onderzoek blijkt, dat 84% van de organisaties, die de vragenlijst hebben ingevuld, nog helemaal geen beslissing heeft genomen over een ontwikkeling, die zo’n grote impact kan gaan hebben. Als ik kijk naar de belangrijkste redenen, waarom nog geen besluit is genomen, verbaast dat lijstje me niet:

• De klanten vragen er (nog) niet om: dit komt niet echt proactief over, terwijl de meeste accountantsorganisaties dat volgens hun website wel zijn.
• Onvoldoende informatie over het gebruik van XBRL en de mogelijkheden: wanneer weten we wel voldoende? Volgens mij is de enige manier om het echt te gaan begrijpen het gewoon aan de slag gaan in de vorm van een pilot. Overigens is via http://www.xbrlvooraccountants.nl/ inmiddels een praktisch en goed leesbaar handboek beschikbaar, wat al heel veel duidelijk kan maken.
• Niet duidelijk of XBRL een succes wordt: we zouden er ook voor kunnen gaan als beroepsgroep om er een succes van de maken, maar dat klinkt wel eng en het resultaat is niet voor 100% gegarandeerd.

Samengevat geeft dit eigenlijk aan, dat accountants wel zeggen dat ze hun klanten willen helpen bij het ondernemen, maar dat ze geen beslissing durven nemen over hun eigen business. Een bewuste en duidelijke keuze is toch wel het minimum, wat cliënten van hun accountant mogen verwachten. Gelukkig was ten tijde van het onderzoek (januari 2010) wel een aanzienlijk deel van de deelnemers van plan om op niet al te lange termijn een beslissing hierover te namen, dus mogelijk zou een onderzoek nu een heel ander beeld laten zien.

Zou deze afwachtende houding komen door de angst voor omzetverlies, omdat de efficiency hiermee bijna onvermijdelijk (drastisch) zal verbeteren? De klap zou wel eens het hardst kunnen zijn bij de kantoren, die efficiencyverbetering altijd hebben uitgesteld, terwijl het voor de al efficiënt werkende kantoren wel meevalt.

Nu beginnen!

Als we een tijdje gaan brainstormen, zijn er vast wel honderd en een redenen te bedenken, waarom we vooral niet met XBRL zouden moeten gaan beginnen en die redenen zullen ook altijd veel zekerder aanvoelen dat de mogelijke redenen om juist wel te beginnen. Een paar redenen om het toch wel te gaan doen:

• Een ontwikkeling, die op iets langere termijn een heel reële kans op administratieve lastenverlichting in zich heeft, kan een beroepsgroep die zichzelf serieus neemt, niet laten gaan en moet dat ook niet willen. Op korte termijn zit het voordeel bij andere partijen (banken) als degenen die de meeste inspanning moeten doen (intermediairs), maar dit mag geen reden zijn om het dan maar niet te doen.
• Als XBRL aan de kant van de banken goed werkt, zullen de banken aanlevering in deze vorm gaan eisen en/of nadelen gaan verbinden aan het aanleveren op papier (80% in 2012 is al genoemd als planning in dit kader, dus hoe lang zou de eis dan nog duren?). Afwachten lijkt me daarom een slechte keuze.
• Steeds meer softwareleveranciers zijn er klaar voor, dus de kans dat het nog gaat ‘floppen’ door te weinig medewerking van die kant wordt steeds kleiner. Als we tijdig starten met de implementatie van XBRL kunnen we de benodigde extra gegevens t.b.v. bijvoorbeeld de banken tijdens het reguliere werk verzamelen en zullen de extra kosten zo laag mogelijk zijn. Tevens kan de implementatie in alle dagelijkse processen dan zo geleidelijk mogelijk worden uitgevoerd.

Hoe beginnen?

Aanleveren van rapportages in XBRL kan naar een aantal uitvragende partijen: de belastingdienst, de Kamer van Koophandel, de banken en het CBS. Uiteraard kan richting elk van deze vier partijen worden gestart met aanleveren, maar niet elke volgorde is even praktisch. Een mogelijke volgorde is:

1. Verkorte winstaangifte Vpb (vWIA) naar de belastingdienst
Als een organisatie of een intermediair een convenant Horizontaal Toezicht met de belastingdienst heeft afgesloten, kan gebruik worden gemaakt van de vWIA. Technisch en procedureel is dit een van de minst ingewikkelde aanleveringen in XBRL. Als de leverancier van de fiscale software de benodigde aanpassingen heeft doorgevoerd, moet eerst een digitaal certificaat worden aangevraagd bij DigiNotar of een andere partij. Daarna moet een overeenkomst worden aangegaan met een Autorisatie Service Provider (AuSP). Tenslotte moeten wat instellingen binnen de software worden gemaakt en daar is zo ongeveer alles wel mee gezegd.

Het nadeel is, dat hier de minste efficiencyvoordelen zijn te behalen, maar het is wel het makkelijkste startpunt en sommige softwareleveranciers zijn er al klaar voor. Na de vWIA Vpb zullen stapsgewijs een aantal andere belastingsoorten volgen.

2. Jaarrapportage naar een van de banken (Rabobank, ING of ABN AMRO)
Een tweede stap kan het aanleveren van een rapportage naar een van de deelnemende banken zijn. De leveranciers van rapportagesoftware zijn hier (bijna) gereed voor, dus een eerste aanlevering snel na de vakantieperiode moet mogelijk zijn. Door zo’n pilot wordt duidelijk welke gegevens nodig zijn, waar deze vandaan kunnen worden gehaald, welke gegevens nog niet beschikbaar zijn, enz.

Om inzicht te krijgen in de manier, waarop de informatie bij de bank binnenkomt en wordt geïnterpreteerd, is het praktisch om een afspraak te maken met een account manager en dit gewoon door te nemen. Verwacht hier niet te veel van, maar probeer het wel, zeker ook om een idee te krijgen over de status van XBRL/SBR bij de banken, waar regelmatig contact mee is. Mogelijk komen hier ook nog interessante en relevante aandachtspunten uit voor het vervolg van de implementatie.

En als de werkwijze en procesgang aan beide kanten duidelijk is: gezamenlijk een informatiesessie beleggen voor de medewerkers van zowel het accountantskantoor als de bank. Goed om elkaar te begrijpen en tevens goed voor de contacten onderling.

Als het proces van aanlevering naar de banken goed werkt, is het niet bij voorbaat verstandig om alles maar in SBR aan te gaan leveren. Op dit moment is er nog weinig zinnigs te zeggen over het effect hiervan op de beoordeling van de kredietwaardigheid door de bank. Gaat het resultaat van de beoordeling er op achteruit, doordat de bank meer informatie krijgt en daaruit meer kan herleiden over hoe de onderneming er voor staat of gaat het resultaat van de beoordeling er op vooruit, doordat de onderneming als meer transparant wordt bestempeld?

3. Jaarrekening naar de Kamer van Koophandel
Het deponeren van een commerciële jaarrekening in XBRL-formaat is al langer mogelijk. Door het samenvaltraject commercieel-fiscaal is het nu ook toegestaan om een fiscale jaarrekening te publiceren. Of dit handig is, betwijfel ik stevig, omdat het dan maar de vraag is of leveranciers dit snappen. Bij kredietbeoordelaars zal dit na verloop van tijd misschien wel goed gaan, net als bij de banken, maar of leveranciers die zelf een kredietbeoordeling uitvoeren, dit gaan snappen, is nog maar de vraag. Het risico is mijns inziens heel reëel, dat een leverancier kredietlimieten naar beneden bijstelt of zelfs intrekt als het resultaat in de laatste jaarrekening (bijv. door willekeurige afschrijving) heel laag of negatief is. Hier zal dus goed over moeten worden nagedacht, want de consequenties kunnen groot zijn.

4. Opgaven aan het CBS
De laatste en minst interessante stap voor accountantskantoren is het via XBRL versturen van opgaven aan het CBS, denk ik. Dit zal voor sommige cliënten vast toegevoegde waarde opleveren, maar gezien de impact van de genoemde stappen 2 en 3 zal dit vast geen of een hele lage prioriteit krijgen.

Tot slot: richt processen gelijk goed in!

Een belangrijk aandachtspunt tot slot: richt alle relevante processen goed in en probeer niet per definitie alles op te lossen door de bestaande processen aan te passen of uit te breiden. Het implementeren van XBRL/SBR is een mooi moment om alle betrokken processen grondig te beoordelen. En het zou wel eens nodig kunnen zijn om de processen van accountants en belastingadviseurs vergaand te integreren! En dat terwijl het nog maar vier jaar geleden is, dat die processen juist uit elkaar zijn getrokken in verband met de invoering van de WTA en de bijbehorende angst voor aansprakelijkheid van accountants voor fiscale werkzaamheden!

Succes!