Continuous Auditing: The Audit of the Future

De hoofdtaak van een accountant is het toevoegen van zekerheid voor de gebruiker aan informatie die door een onderneming wordt opgeleverd. Dit gebeurt door eventuele fouten in die informatie te ontdekken en daarover te rapporteren. Afhankelijk van de omvang van een onderneming is het wettelijk verplicht om deze taak bij de controle van een jaarrekening uit te voeren. Maar waarom kan dit maar een keer per jaar en niet op continue basis? Betrouwbare up to date informatie is toch relevanter dan betrouwbare informatie over een jaar geleden? Ziedaar de toekomst van het accountantsberoep: Continuous Auditing. Hiermee voegt de accountant zekerheid toe aan informatie, wanneer en over welke periode dit maar gewenst is.

In een tijd van economische teruggang zijn investeerders en financiers op zoek naar zekerheid over hun investeringen en leningen. De ondernemingsleiding moet zich daarom vaker verantwoorden tegenover deze stakeholders. Maar als leiding van een onderneming is betrouwbare informatie ook onontbeerlijk om prestaties te kunnen meten en processen te kunnen bijsturen. Voor beide categorieën van informatievoorziening verrijkt Continuous Auditing de informatiewaarde, waardoor risico’s in verantwoording en bijsturing worden verkleind.

Continuous auditing vertoont op een aantal aspecten een forse wijziging ten opzicht van traditionele auditing. David Y. Chan en Miklos Vasarhelyi hebben dit in een onderzoek in 2011 inzichtelijk gemaakt onder de titel “Innovation and practice of continuous auditing”. De essentiële aspecten geef ik hier weer.

• Frequentie; Van een audit verdeeld over interimcontrole en jaareindecontrole gaan we over op een continue audit. Op elk moment moet tenslotte een oordeel beschikbaar zijn over de betrouwbaarheid van de door de onderneming gegenereerde informatie.
• Controleaanpak; In plaats van reactief te bezien wat er wel en niet is terecht gekomen van de informatievoorziening bij de onderneming, wordt nu een proactieve controleaanpak van de accountant verwacht. Hierdoor kan hij garanderen dat alle benodigde informatie beschikbaar en controleerbaar is op het moment dat zekerheid wordt gevraagd.
• Steunen op interne beheersing; De processen in een onderneming vinden steeds meer geautomatiseerd plaats. Dit geeft de accountant de kans om van deze automatisering gebruik te maken en aan de betrouwbare werking van het systeem zekerheid te ontlenen. Handmatige controles gaan vervallen en door slimme tools (zoals Embedded Audit Modules) wordt waar nodig continue de werking van de beheersing van processen gemeten.
• Werk en rol van de accountant; Continuous Auditing vraagt om een andere werkwijze van de accountant. Het besteden van veel kostbare uren aan de uitvoering van handmatige controlewerkzaamheden wordt vervangen door oordeelsvorming over de geautomatiseerde interne beheersing en de uitzonderingen die gedetecteerd worden. De zogenaamde ‘audit by exception’ krijgt dan echt inhoud. Eigenlijk wordt de accountant de externe toezichthouder op het interne monitoring systeem bij de onderneming.
• Aard, timing en inhoud; In plaats van handmatige functiescheidingen testen, worden voortaan informatiestromen geanalyseerd. Hiermee kunnen het vaststellen van het aloude ‘bestaan’ en de ‘werking’ van interne beheersingsmaatregelen gelijktijdig worden uitgevoerd. Tevens worden deelwaarnemingen op een klein gedeelte van alle transacties in een onderneming vervangen door data-analyse van de gehele datapopulatie in een onderneming.
• Analysemogelijkheden; Om grip te krijgen op de informatiestromen in een organisatie moesten voorheen menselijke gedragingen worden geanalyseerd. Bij Continuous Auditing is dit in veel mindere mate nodig en kan worden gesteund op de controle op datastromen, waardoor continuous monitoring en continuous auditing gaan samenvallen.
• Rapportage; Een jaarrekening krijgt eindelijk het stempel dat het verdient: historisch verantwoordingsdocument. De accountant gaat in het continuous auditing tijdperk zekerheid verstrekken wanneer dat gewenst is. En over de periode die gewenst is, of dat nu op dag-, week-, maand- of jaarbasis is.

Op welke termijn gaan deze wijzigingen zich voordoen? Wat ons betreft op de kortst mogelijke termijn. Sterker nog, wij spannen ons in om Continuous Auditing zowel wetenschappelijk als in de praktijk vorm te geven. Waarom? Omdat wij voor ons vak gaan; het toevoegen van zekerheid aan informatie. Continue.

Accountants en advies: onmogelijke combinatie?

In AccountancyNieuws 8 van 22 april 2011 stond een artikel van Johan Visser over de adviesomzet van accountants, die maar niet boven de 10% uit wil komen, ondanks dat vrijwel elke accountantsorganisatie al jaren roept dat ze dit wel wil. Al lezende en daarover wat nadenkend begon ik me af te vragen of de accountancy in het algemeen wel de geschikte medewerkers heeft om echt substantieel meer adviesomzet te gaan genereren. De accountancy is altijd gericht geweest op het werken met feiten, zaken die over het algemeen al hebben plaatsgevonden. Ondernemer zijn en, daaraan gerelateerd, het adviseren van ondernemers bij het ondernemen (dus meer dan wat nu al wordt gedaan voor bijv. fiscaliteiten, pensioenen, e.d.) gaat juist over het creëren van die feiten.

Overigens vond ik het wel leuk dat in dit artikel ook werd genoemd, dat accountants hun ‘gewone’ werk niet moeten onderschatten. De meeste ondernemers worden toch wel erg zenuwachtig van onjuiste cijfers. Een toenemende prijsdruk wil niet zeggen dat het werk of de kwaliteit niet van belang is!

In het genoemde artikel werd ook al genoemd, dat verdere advisering vaak over de toekomst zal gaan, dus veel onzekerheid kent. Het gangbare werk van een accountant is juist het verstrekken van zekerheid. Ik vraag me af of dit wel bij elkaar past in één persoon. Het eerste vraagt om creatieve mensen, die buiten de gangbare wegen (ofwel: out-of-the-box) kunnen denken en vooral dingen niet blijven doen, omdat ‘we het al jaren zo doen’. Het tweede vraagt juist mensen, die gestructureerd blijven doen wat ze altijd deden en alleen afwijken als daar een goed gefundeerde aanleiding toe is. Het tweede vraagt ook om mensen, die goed om kunnen gaan met een veelheid aan regels (en voor hun werkplezier: er ook geen hekel aan hebben).

Uiteraard moeten accountants ook na blijven denken hoe ze hun werk zo efficiënt en effectief mogelijk blijven doen en niet alleen maar werkprogramma’s afvinken. En adviseurs moeten niet alleen mooie dingen bedenken met en voor klanten, maar diezelfde klant ook kunnen helpen bij de uitvoering. Feit is wel dat bij het een de creatieve kant de hoofdrol speelt, terwijl bij het ander het gestructureerd uitvoeren de hoofdrol speelt.

De grote vraag is of de accountancy niet jarenlang het ene type medewerkers heeft aangetrokken, waarvan nu wordt verwacht dat ze het andere soort omzet gaan genereren. Medewerkers die altijd zijn opgeleid voor en bezig zijn geweest met het verstrekken van zekerheid en die nu moeten gaan adviseren over allerlei onzekere dingen, wat zij zelf én hun collega’s meestal erg eng vinden en waar ze zelf onzeker van worden.

En het feit dat veel ondernemers de ‘administratieve rompslomp’ aan accountants uitbesteden (ondanks dat ze die vaak te duur vinden), omdat ze zelf liever ondernemen, is ook veelzeggend.

Om mee te eindigen nog enkele kritische vragen: heeft de accountancy de juiste medewerkers om de adviesrol aan te kunnen? En krijgen die medewerkers de vrijheid om deze adviesrol te kunnen vervullen? En worden ze daarbij voor de uitvoering ondersteund door een goed functionerende back-office? Deze zaken zijn essentieel om echt meer adviesomzet te gaan genereren!